Smart Working: siete davvero pronti a lavorare da casa?

Questi giorni passeranno sicuramente alla storia per la diffusione del coronavirus Covid-19. Solo il tempo ci dirà, invece, se l’allerta per la diffusione di questo virus a livello internazionale segnerà la svolta per la diffusione dello smart working in Italia. Secondo Bloomberg, sarebbe in atto nel mondo il più grande esperimento di telelavoro, ma per il sociologo Domenico De Masi evidenzia gli ostacoli culturali del nostro Paese: “Noi italiani non concepiamo di non andare in ufficio. E i capi vogliono controllarci continuamente. Ma è il modo migliore di lavorare”, assicura in un’intervista ad Huffingtonpost.

La diffusione del virus ha imposto alle aziende, non a tutte, soprattutto alle multinazionali, di far lavorare i propri dipendenti da remoto, per evitare il più possibile gli spostamenti. Il governo, per semplificare le procedure alle società, con il dl attuativo il 23 febbraio 2020 n. 6 pubblicato subito nella Gazzetta Ufficiale, ha stabilito che tutte le aziende possono utilizzare questo metodo di lavoro senza dover ricorrere agli adempimenti previsti dalla legge. Società come Unicredit, Generali, Vodafone, Heineken, Luxottica, Michelin, Assimoco, Henkel, Sky, Tim, Wind Tre, Condé Nast Italia, Giorgio Armani, Tod’s ma anche le redazioni di alcuni magazine hanno adottato il lavoro a distanza e stanno lavorando a pieno ritmo, nonostante gli uffici siano chiusi.

Se siete tra i lavoratori che stanno sperimentando per la prima volta il lavoro da casa, è possibile che stiate interrogando su alcuni punti. Ad esempio: come faccio a rimanere concentrati? O viceversa, come non eccedere con il lavoro (effetto burnout)? E chi, visto le scuole chiuse, si trova a casa con i figli? L’ufficio studi di Copertino, società che favorisce lo smart working offrendo servizi, luoghi di lavoro e uffici flessibili ai professionisti, prova a rispondere con un vademecum e suggerimenti per vivere e lavorare al meglio lontano dalla propria postazione abituale.

1. Preparare la postazioneIdealmente la cosa migliore sarebbe poter lavorare da una postazione dedicata, cioè per esempio non sul tavolo della cucina dove si mangia, ma su un’altra scrivania (in casa o in un altro luogo). Se questo non è possibile, si può sempre scegliere di sedersi in un punto diverso del tavolo rispetto a quello usato per i pasti. È importante cercare di preparare una postazione lavorativa gradevole, con sedia e luce adatte, ma anche senza troppe distrazioni intorno che potrebbero togliere la concentrazione. Infine, sembra banale, ma sarebbe meglio non lavorare mai in pigiama: non sono certo richieste giacca e cravatta, ma il corpo deve essere stimolato anche visivamente al lavoro e non al riposo.

2. Fare molte pause e muoversiSe in ufficio è più facile interrompere il lavoro per fare due chiacchiere con il collega, lavorando in casa questo è senz’altro più difficile. Come del resto grande è anche il rischio di restare seduti tutto il giorno. Per obbligarsi a fare delle pause, buone “scuse” sono le piccole faccende domestiche, come caricare la lavatrice, andare a prendere la posta, riordinare la camera da letto, ritirare un pacco in portineria. Per sgranchire un po’ le gambe invece si può camminare durante le telefonate e, se si abita in un condominio, prendere le scale invece dell’ascensore ogni volta che si sale o scende.

3. Imporsi dei limitiCome si diceva, uno dei rischi più frequenti dello smart working è il burnout, cioè l’eccesso di lavoro dovuto all’incapacità di staccarsi dal PC e dalle e-mail, non essendoci attorno a noi i colleghi che si alzano dalle scrivanie o qualche altro tipo di cambiamento dell’ambiente che ci circonda. A noi di Copernico piace dire: work smarter, not harder, che vuol dire anche approfittare di non avere colleghi che distraggono per svolgere un lavoro più velocemente del solito, per poi avere il tempo per dedicarsi ad altro. Per esempio, ai figli che in questi giorni sono a casa da scuola.

4. Restare in contatto con il teamUna delle cose più importanti e più difficili quando si inizia a fare smart working è trovare equilibrio con il resto del team, a maggior ragione se ogni persona che lo compone si trova in un posto diverso. Per fortuna la tecnologia oggi permette di essere costantemente in contatto ovunque ci si trovi. E una telefonata, oltre alle e-mail e alle chat, spesso può aiutare e fare la differenza.

5. To-do listQuando si lavora da casa è più facile distrarsi, voler fare più cose contemporaneamente perché non c’è nessuno fisicamente che chiede di finire un lavoro in un determinato tempo. Occorre comunque darsi delle priorità. Una buona prassi è pensare, appena svegli, se non la sera prima di dormire, alle attività da svolgere durante la giornata e organizzare con quale ordine affrontarle, in base alle scadenze, all’impegno richiesto e all’esigenza di lavorare con altre persone.

Questa situazione di emergenza fa sicuramente spiccare l’importanza dello smart working e diventa una occasione per sperimentarlo a fondo. Ma quando finirà l’emergenza sarà importante non interpretarlo come semplice lavoro da casa, ma come uno scambio tra autonomia che viene restituita ai lavoratori in cambio di un orientamento maggiore al risultato. È importante ricordare che il confronto – meglio se in persona – resta fondamentale per cogliere spunti, per farsi venire nuove idee, essere più produttivi ed efficienti. Ci piace quindi chiudere sempre con uno stralcio di una intervista fatta al Prof. Corso in cui diceva – “L’equilibrio nasce dalle persone, dalla loro maturità e dalla loro disciplina, però gli spazi influenzano i comportamenti delle aziende. Avere il corretto equilibrio tra autonomia e orientamento ai risultati è però fondamentale per far accadere le cose. Gli spazi diventano però vitali per creare questi equilibri”.