Il meeting ideale? È virtuale

C’è il caso della statuni­tense Procter & Gam­ble, che nell’arco di sei mesi è riuscita a ri­durre le spese di viag­gio di oltre 6 mila voli internazionali, sen­za impedire ai suoi dirigenti di Cincinnati di svolgere la riunione mattutina con i membri del Consiglio di amministrazio­ne in Giappone, pranzare con i colleghi in Turchia e terminare la giornata facendo visita ai manager dell’America Latina. Di recente anche l’italiana Campari ha deci­so di installare un sistema di telepresen­ce (se non la conoscete, leggete qui) per incrementare la collabora­zione tra il management italiano e quello americano; un primo stadio di un piano che prevede il collegamento di numerose sedi sparse in tutto il mondo, Sud Ameri­ca e Australia comprese, per massimizza­re la velocità decisionale e integrare mon­di diversi tra loro. Potere della tecnologia che, grazie ai nuovi sistemi di videoconferenza, abbatte costi e distanze, massimizzando la velocità decisionale delle aziende. Fattori chiave per farsi strada in un mercato sempre più globale. A oggi la videoconferenza non è più una prerogativa delle grandi multinazionali, ma uno standard nelle comunicazioni di business. Una recente indagine internazionale di Redshift Research, condotta per Polycom e con la collaborazione di oltre 1.200 decision maker, evidenzia come la comunicazione video sia sempre più diffusa tra le aziende di tutto il mondo: tra i metodi di comunicazione preferiti la videoconferenza è al terzo posto (con il 47% delle preferenze), dopo le email (89%) e le chiamate/conference call (64%). Non solo. Entro i prossimi tre anni la videoconferenza sarà la prima scelta per mettere in contatto colleghi che operano tra diversi uffici o a migliaia di chilometri di distanza. Già oggi tre decision maker su quattro utilizzano sistemi di videoconferenza, e tra questi oltre la metà (il 56%) partecipa ad almeno una chiamata in video ogni settimana.

COSA FARE E COSA EVITARECorsi di formazione, meeting internazionali, contatti con i clienti e selezione del personale: sono numerosi i settori in cui la videoconferenza si sta espandendo a macchia d’olio e prima o poi vi ritroverete – se non vi è già capitato – a dover parlare di fronte a una webcam o in telepresence. Meglio farsi trovare pre­parati. Spesso si vive la videoconferen­za con timore, perché si ha ancora la percezione di essere molto distanti dal­l’interlocutore; in realtà va considerata come una riunione attorno a un tavolo, anche se virtuale. Ovviamente, per una comunicazione efficace, servono alcu­ni accorgimenti. Per il collegamento in videoconfe­renza, va scelto innanzitutto un luo­go tranquillo e in cui si possa essere si­curi di non essere disturbati. Come in una qualsiasi riunione, è buona norma staccare i telefoni e togliere la suoneria dello smartphone: i cellulari non spenti durante il meeting sono l’elemento di maggior distrazione per i partecipanti a un in­contro (segnalato dal 58% degli inter­vistati). Se con le conference call l’au­dio era un elemento imprescindibile, con la videoconferenza anche l’imma­gine acquista un peso rilevante. Va pre­stata, quindi, particolare cura all’altez­za della webcam – da posizionare al livello degli occhi –, alla scelta dello sfondo e all’illumina­zione. Non sempre si ha a disposizione una sala conferenze, bi­sogna trovare quindi una zona della stanza o dell’ufficio con uno sfondo il più neutro possibile – niente fon­ti di distrazione come quadri, oggetti o pas­saggio di persone –; cercate una buona il­luminazione, che sia diffusa e non produca ombre innaturali sul volto. Tutto deve esse­re studiato ad hoc per migliorare la qualità della ripresa, focaliz­zando l’attenzione dei partecipanti su quan­to si sta per dire e non su elementi di distur­bo: un buon contat­to visivo con i colle­ghi è tra i principa­li criteri per un perfet­to meeting in video. Principale vantag­gio della videoconferenza è la possibi­lità di effettuare collegamenti di lavoro anche da casa o da una camera d’al­bergo; non per questo, però, l’abbiglia­mento va trascurato. L’aspetto del rela­tore deve veicolare un’immagine pro­fessionale. Se abiti casual, infatti, pos­sono essere più tollerati in Paesi come Olanda, Australia e Regno Unito, sono assolutamente da evitare quando da­vanti allo schermo ci sono clienti pro­venienti da India, Singapore, Germania e Polonia. È buona norma anche pro­vare prima del meeting come appare l’immagine ripresa dalla webcam alle varie dimensioni e risoluzioni che po­trebbero essere utilizzate dai parteci­panti alla videoconferenza: ad alta ri­soluzione potrebbero emergere parti­colari che nelle immagini di piccole di­mensioni non sono visibili.

COSA SERVE Se lo studio di Redshift Resear­ch ha evidenziato come laptop e desktop resteranno anche nei prossimi tre anni i dispositivi più po­polari per le attività di videoconfe­renza, oggi un’azienda che si avvici­na al mondo delle comunicazioni vi­deo in tempo reale ha a disposizione un ampio ventaglio di opportunità, dai semplici display interattivi a soluzio­ni hardware integrate che, in un’uni­ca stanza (le cosiddette smart meeting room), combinano schermi multitouch, videocamere ad alta definizione e al­toparlanti per consentire una soddisfa­cente collaborazione audio, video e… di dati. Va ricordato, infatti, che non si sta parlando semplicemente di un te­lefono evoluto: i migliori servizi di vi­deoconferenza mettono a disposizio­ne degli utenti funzionalità di collabo­razione avanzate come la possibilità di apportare modifiche, in tempo rea­le, su un file comune, anche attraver­so un semplice smartphone. Soluzioni che ottimizzano il lavoro di tutti i gior­ni e rispondono alle esigenze lavorati­ve delle nuove generazioni.