Tagliare e vivere felici

La macchinetta del caffè in stand-by quando non serve: 15 euro all’anno. Il computer acceso anche di notte: 130 euro all’anno per computer. Non stampare mai fronte e retro: 40 euro annue per dipendente. Sono i costi che una piccola impresa potrebbe evitare facendo un po’ di attenzione. Piccoli accorgimenti che, sommati, fanno la differenza: come lasciare la luce accesa in ufficio quando non c’è nessuno, scordarsi di chiudere bene il rubinetto, utilizzare i bicchieri di carta una sola volta invece di portarli alla scrivania per la pausa successiva. Fare un calcolo di quanto costano questi (e altri) comportamenti “spreconi” dipende dalla dimensione dell’azienda: ciascuno potrà farsi i conti in tasca e vedere, alla fine dell’anno, quanto gli rimane mettendo in pratica questi semplici trucchetti.

Stampa: dimezzare i costiUn impiegato può arrivare a usare in un anno 10 mila fogli di carta. Lo dice una ricerca pubblicata dal magazine statunitense Time, che ha calcolato quanto si risparmierebbe avendo l’accortezza di riutilizzare, ogni giorno, dieci fogli stampati per scrivere appunti o bozze sul retro: 6 Kg di carta, circa 10 euro ogni anno, ai prezzi attuali di una risma. Un sistema ancora più semplice è quello di impostare sui computer, una volta per tutte, la funzionalità di stampa fronte e retro: in un solo colpo si tagliano le spese del 50%. Si possono anche configurare i Pc per l’invio e la ricezione di fax: oltre a ridurre il numero di linee telefoniche attive (che si pagano) si evitano sprechi di carta e inchiostro, perchè il fax arriva sullo schermo e si stampa solo l’indispensabile. Poi c’è il capitolo inchiostro. Cartucce riciclate a parte, un sistema che funziona è cambiare il carattere di stampa. Usando il Century Gothic per tutti i documenti, al posto dei soliti Arial o Times, significa usare meno inchiostro, lo dice uno studio dell’Università del Wisconsin. Oppure si possono installare gli eco-font: un set di caratteri (gratis su www.ecofont.eu) che fa risparmiare fino al 25% della cartuccia. Come? Le lettere sono bucherellate: serve meno toner e la leggibilità è la stessa. Esiste anche un programma (GreepPrint) che a 19 dollari per licenza promette di ridurre le pagine stampate fino ad un risparmio di 100 euro all’anno per impiegato, fra carta e inchiostro, migliorando l’anteprima in modo da eliminare le pagine inutili, togliere le immagini dove non servono e trasformare in bianco e nero le slide meno importanti. Una pagina in meno sono 0,09 centesimi che rimangono in tasca. Senza contare gli alberi salvati. Infine: non emettete fatture cartacee, meglio trasformarle in Pdf e inviarle per e-mail.

Non pagare i software (senza commettere reato)Una delle voci di spesa legate al lavoro sul computer sono le licenze per il software. Oggi è possibile fare a meno di Word, PowerPoint ed Excel, usando i rispettivi programmi di Open Office, scaricabile on line, o di Google Documenti. L’applicativo di Big G è gratis, a patto di avere una buona connessione Internet: il software, così come i documenti, non stanno sul vostro computer ma nei server di Google. È il cloud computing, la “nuvola” di internet che contiene applicazioni e conserva gli archivi: non c’è più bisogno di hard disk. In alternativa, anche Microsoft ha un programma di noleggio software che consente di usare (e pagare) solo quello che serve e quando serve.

Niente bolletta del telefono con le “app”Il telefonino è ormai un benefit diffuso in moltissime aziende, di tutte le dimensioni. Se disponete di uno smartphone, con Tango (gratis), Viber (gratis) e What-sApp (0,79 centesimi) è possibile telefonare, video chiamare e mandare sms senza spendere un centesimo. Sono applicazioni che funzionano su iPhone, Blackberry, Nokia e Android e usano la connessione internet per inviare messaggi e fare telefonate. Naturalmente, il vantaggio c’è se avete un contratto flat per connettervi a internet col cellulare, altrimenti pagherete la connessione a consumo. Anche in questo caso, comunque, risulta più conveniente delle normali tariffe applicate dagli operatori mobili quando si deve chiamare fuori Italia.

Telepresenza low cost

Cisco, il colosso californiano del networking, fa più di 5mila ore di riunioni in telepresenza a settimana, con un risparmio di 290 milioni di dollari sul budget annuale dei viaggi. In proporzioni, vale anche per una piccola e media azienda. Basti pensare che una trasferta da Milano a Roma per un meeting costa fino a 900 euro a partecipante: un’ora di riunione nella capitale partendo dal capoluogo lombardo, porta via una giornata, e fra volo, taxi e pranzi se ne vanno 500 euro, ai quali aggiungere dieci ore di lavoro perse, che per un middle manager con uno stipendio da 80 mila euro l’anno, fanno circa 400 euro. Soluzione: restare a Milano, davanti al computer con una webcam, anche da pochi euro. Le video riunioni a distanza costano meno. Ma di quanto stiamo parlando? I sistemi più diffusi richiedono qualche migliaio di euro, ma nella maggior parte dei casi basta avere Skype (gratis), per fare una chiamata video a costo zero con i colleghi all’estero. E con Windows Live Messenger si possono condividere anche le presentazioni mentre si parla. Gratis.

E l’ultimo spenga la luceSpegnere le luci e staccare computer e stampanti dopo l’uso non ha nessun costo, ma il risparmio c’è: fino 500 Watt di energia elettrica per locale. Tagli sulla bolletta del 10% si possono poi ottenere al volo sostituendo le comuni lampadine con quelle ad elevata efficienza: solo con questa semplice operazione un complesso di uffici di 2 mila metri quadri con un organico di 100 persone potrebbe arrivare a risparmiare 3 mila euro all’anno e ridurre fino a 15 mila kg le sue emissioni di CO2. La spesa? Una lampada “green” costa 6 euro, contro i 2 euro di un tubo fluorescente standard. Chi invece sta aprendo un nuovo ufficio, potrebbe considerare la nuova generazione di lampade miniaturizzate fluorescenti T5: la bolletta elettrica si riduce di quasi il 30%. In questo caso, però, vanno messi in conto 160 euro per la sostituzione dell’impianto, lampada, reattore e apparecchio compresi. Con qualche euro in più, si può pensare anche a un sistema di controllo dell’illuminazione. Un sensore di luminosità costa da 50 a 150 euro, un rilevatore di presenza da 30 a 70, ma il risparmio è garantito. Infine il condizionatore: la temperatura ideale per lavorare, ottimizzando costi e benefici, è di 25° in estate, 20° in inverno.