Meeting e incontri di lavoro: 5 consigli da seguire all’estero

Dopo oltre un anno di pandemia, si inizia a intravedere un possibile ritorno alla “normalità”: non è escluso che tra qualche mese i viaggi e i meeting di lavoro tornino a essere all’ordine del giorno per molti professionisti. Anche in assenza di viaggi, tuttavia, in un mondo sempre più globalizzato e iperconnesso, non è così inusuale trovarsi a interagire per lavoro con persone che appartengono a culture profondamente diverse dalla nostra. Si tratta di una grande opportunità, ma è indispensabile prepararsi bene per non commettere errori e rischiare di compromettere, sul nascere, un’importante trattativa o un colloquio di selezione. Sapere come comportarsi nelle diverse situazioni può rappresentare un grande vantaggio, soprattutto nel corso dei primi incontri, favorendo la creazione di rapporti di collaborazione e fiducia, indispensabili per il successo del business.

“Ci sono Paesi, pensiamo ad esempio al Giappone, alla Corea o alla Russia, che hanno regole completamente diverse dalle nostre e che non possono essere ignorate”, sottolinea Sibyl von der Schulenburg, scrittrice e imprenditrice con un passato da amministratore delegato per società in di telecomunicazioni per la quale ha viaggiato molto tre Europa, Usa, Canada, Giappone e Cina. “Non tenere in considerazione norme di comportamento che sono ritenute basilari”, aggiunge, “porta a un unico risultato: il fallimento della trattativa commerciale o del colloquio”. Non c’è mai una seconda occasione per fare una (buona) prima impressione. Ecco, quindi, alcuni consigli di Sibyl von der Schulenburg per avere successo, in Italia e all’estero:

• In un incontro di lavoro mai trattare argomenti controversi. Soprattutto agli inizi meglio evitare argomenti personali e quelli che possano apparire scomodi per loro natura, come ad esempio politica o religione. Bisogna lasciare il tempo a tutti i partecipanti all’incontro di sentire la voce e studiare per qualche minuto il linguaggio del corpo degli altri. Argomenti banali come il cibo e il tempo meteorologico sono l’ideale.

• Prestare attenzione a usi e costumi di ciascun Paese. In Estremo oriente, prendere un biglietto da visita con una mano sola è considerato poco educato o percepito come un insulto; nella cultura araba, invece, non è ben visto afferrare un documento con la mano sinistra (quella proibita). Si tratta di azioni che, magari, compiamo senza rendercene conto ma che possono essere considerate estremamente offensive all’estero. Tenerne conto è fondamentale.

• Stretta di mano, distanza e abbigliamento. La stretta di mano è sempre stata fondamentale in alcune parti del mondo, almeno prima dell’emergenza Covid-19, ma non in tutte le culture e religioni maschio e femmina possono darsi la mano. Alcune volte è meglio l’inchino accennato accompagnato da un sorriso. Di regola sono da evitare abbracci, pacche sulle spalle o baci sulla guancia. Ogni popolo sembra avere degli usi molto precisi riguardo alle distanze da tenere, ma in generale valgono le regole dettate dalla prossemica per i rapporti con i conoscenti ossia la distanza sociale di almeno un metro in Europa e mezzo metro in più in Estremo Oriente o quando gli interlocutori sono di sesso diverso. Per quanto riguarda l’abbigliamento, invece, è sempre meglio optare per un outfit formale e curato, ma sempre consono all’occasione.

• Evitare di chiudere le porte. Il “no” è un termine che andrebbe evitato nelle conversazioni di lavoro in generale, ma in Europa è tollerato se detto in certe tonalità. In altre culture va assolutamente evitato e, per contro, se un interlocutore giapponese risponde di sì a una vostra domanda sta solo dicendo che ha capito cosa avete chiesto. Mai provare a forzare un interlocutore a dare una risposta, in alcune parti del mondo è ritenuto motivo di sospensione dell’incontro.

• Controllare il linguaggio del corpo. Non ci rendiamo conto ma siamo abituati a parlare con tutto il corpo, in particolare con i muscoli del viso. Esistono culture in cui la mimica facciale eccessiva non è gradita; ci sono poi linguaggi corporei che hanno un significato da noi ma possono essere interpretati diversamente all’estero. Gesticolare in una sala riunioni a Caserta può essere visto come normale, a Milano come un’abitudine da controllare ma, già a Zurigo è malvisto e ritenuto distintivo di una certa sub-cultura mediterranea.