Nota spese: cos’è, quando e come viene presentata dai tuoi dipendenti

Tra gli obblighi di un datore di lavoro vi è anche quello di effettuare il rimborso spese in determinate occasioni, tra cui ad esempio la trasferta.

Si tratta di situazioni in cui, per motivi lavorativi, il dipendente si trova in obbligo a sostenere delle spese, anticipandole di tasca propria. Che siano spese di pochi euro o più ingenti, se giustificate dal motivo lavorativo e considerate obbligatorie, il datore è tenuto a rimborsarle.

Per documentare tutto il processo, compreso a quanto ammonta il rimborso dovuto, quando e quanto viene rilasciato, il lavoratore dovrà compilare quella che si chiama la nota spese.

Si tratta appunto di un documento ufficiale dove andranno riportati tutti i dettagli del rimborso e che poi andrà archiviato e conservato. Ma vediamo nel dettaglio di cosa si tratta e soprattutto come viene compilato.

In quali occasioni è necessario rilasciare un rimborso spese?

Come abbiamo accennato, il rimborso spese è un dovere del datore nei confronti del lavoratore, ma in che modo è possibile definire quando una spesa deve essere sostenuta dal dipendente e quando dal datore? Quali spese devono essere obbligatoriamente rimborsate?

Rientrano infatti tra le spese rimborsabili tutte quelle effettuate dal dipendente al di fuori della sede di lavoro e che sono nell’interesse dell’azienda.

Ogni volta, perciò, che il dipendente si troverà costretto per esigenze e impegni lavorativi a uscire dalla sede di lavoro, tutte le spese che dovrà sostenere in quel momento saranno a carico del datore.

Possiamo perciò dire che tra queste rientrano quelle sostenute ad esempio in caso di corsi di formazione, un pranzo di lavoro, un incontro con un fornitore, uno spostamento momentaneo della sede di lavoro.

È interessante sottolineare che in questi casi tutte le spese sostenute devono essere rimborsate, quindi non solo il valore del corso di formazione o il costo del pranzo, ma anche la benzina utilizzata per raggiungere il luogo interessato, il biglietto dei mezzi pubblici o il ticket del parcheggio.

Un caso particolare è il rimborso di trasferta, ovvero quello dovuto in caso la sede di lavoro del dipendente venga momentaneamente spostata, anche per un lungo periodo di tempo. Questo tipo di rimborso deve essere, infatti, erogato solo in caso la trasferta sia una condizione provvisoria.

Qualora il trasferimento fosse definitivo non si parla più di trasferta, ma trasferimento ed è sotto a regolamentazioni diverse, che non prevedono il rimborso benzina per il raggiungimento del luogo di lavoro.

In che modo si compila la nota spese

Una volta definite le attività che obbligano il datore al rimborso spese, sarà il momento di documentare il tutto ed effettuare il calcolo definitivo di quanto questo dovrà ammontare.

Per farlo, come prima cosa, il lavoratore sarà tenuto a presentare al datore tutti gli scontrini o le fatture relative alle sue spese fuori sede.

È un passaggio importante ed è bene ricordare al dipendente che deve sempre conservare le ricevute proprio in ottica di questo passaggio, in quanto andranno poi archiviate insieme alla nota spese, oltre che servire per un calcolo reale e preciso del rimborso.

Una volta ottenute le ricevute, si potrà procedere alla compilazione della nota spese, un documento ufficiale che andrà poi firmato e archiviato.

Non esiste un modello base unico, ma questo viene preparato dal datore di lavoro ed è per questo che è bene sapere in che modo dovrà presentarsi, così da averne a disposizione uno esaustivo con riportate tutte le informazioni necessarie.

Come si compone un buon modello

Il modello base può essere preparato usando il vecchio metodo con excel, inserendo manualmente tutti i dati. All’interno del file è importante che vi siano riportati con esattezza:

●    Tutti i dati anagrafici del dipendente in questione

●    I riferimenti aziendali, con ragione sociale e indirizzo.

●    Le date a cui fa riferimento il rimborso e quindi quando il dipendente ha sostenuto quelle spese.

●    La data di compilazione della nota spese.

●    Le voci relative alle spese sostenute e quindi se stiamo andando a rimborsare un vitto, un alloggio, un trasporto o qualcos’altro.

●    L’importo preciso di ciascuna voce spesa.

●    Infine, l’importo totale che andrà rimborsato.

Quelle sopra elencate sono voci indispensabili che devono essere necessariamente presenti sulla nota spese e non possono mancare, ma è possibile aggiungere a piacere tutto ciò che si ritiene essere importante per la documentazione.

Ad esempio è possibile indicare anche il luogo della spesa avvenuta, il tipo di documentazione presentata dal dipendente (se si tratta di uno scontrino, di una fattura, un ticket, ecc.) o la durata del suo impiego fuori sede.

Avere un modello ben fatto ed esaustivo può non essere semplice, le dimenticanze possono avvenire facilmente e soprattutto a volte non si ha il tempo materiale di preoccuparsi della sua preparazione.

Per questo può essere di estremo aiuto utilizzare, invece che excel, un software online già preimpostato in cui sarà necessario solo inserire i dati relativi al dipendente e alla sua spesa.

A cosa serve la nota spese e in che modo viene utilizzata

Una volta che avremo a disposizione il modello della nota spese e una volta che il dipendente avrà con sé tutta la documentazione fiscale relativa, si potrà procedere alla compilazione del documento e al rilascio del rimborso seguendo questi passaggi:

●    Il dipendente si occuperà di compilare la nota spese. Al datore è dovuto a presentargli il modello base, ma la sua compilazione spetta quindi al lavoratore.

●    L’azienda si preoccuperà di visionarla, controllare la correttezza dei dati e revisionarla, se necessario.

●    Una volta pronta la nota spesa e assicuratosi che sia ben compilata, questa andrà archiviata in contabilità insieme alla documentazione fiscale presentata dal dipendente. È importante la sua buona conservazione perché in qualunque momento il Fisco potrebbe richiederla per un controllo.

●    Infine si procede al rilascio del rimborso, che avverrà solitamente insieme alla busta paga.

In conclusione

Il rimborso spese al proprio dipendente è un dovere del datore di lavoro in alcune circostanze e ha necessità di essere ben documentato, per poter essere rilasciato in maniera chiara ed eventualmente controllata e supervisionata dal Fisco.

Essendo un documento così importante è bene preoccuparsi della preparazione di un modello esaustivo e ben fatto, che andrà compilato e infine archiviato in contabilità insieme a tutte le ricevute che il lavoratore presenterà a testimonianza delle sue spese.